FORRETNINGSORDEN


Formål

Forretningsordenens formål er at sikre et effektiv og operationel samarbejde omkring faglige opgaver og fælles initiativer i det Kirkemusikalske Kompetencecenters regi. Samtidig skal forretningsordenen sikre, at beslutninger truffet i kompetencecentrets regi er dokumenteret og bliver realiseret. Endelig skal forretningsordenen medvirke til åbenhed og gennemsigtighed omkring beslutninger truffet i kompetencecentrets regi.

Beslutningskompetence
Det Kirkemusikalske Kompetencecenters styregruppe er det forum, hvori der kan træffes beslutninger om væsentlige forhold vedr. kompetencecentrets formål og aktiviteter. Styregruppen udgør den øverste myndighed for kompetencecentret og er det forum, der udstikker rammerne for initiativgruppens aktiviteter.
Initiativgruppen er i praksis det forum, hvor aktiviteter planlægges og gennemføres med bistand fra sekretariatet på VMK. Initiativgruppen er ikke nødvendigvis altid selv udførende, men det er initiativgruppens ansvar, at planlagte aktiviteter gennemføres.    

Den praktiske organisering
Ansvar for indkaldelse, dagsorden, referat og opfølgning påhviler initiativgruppen, bistået af sekretariatet.

Afholdelse af møder
Der afholdes styregruppemøde, når styregruppen og/eller initiativgruppen finder det nødvendigt, dog mindst 2 gange årligt. Herudover afholder initiativgruppen de møder, der anses for at være nødvendige, for at gruppen kan varetage sine opgaver.

Indkaldelse til møde
Indkaldelse til styregruppemøde sker normalt med 4 ugers varsel. I særlige tilfælde kan der dispenseres fra denne regel. Samtidig med indkaldelsen indhentes forslag til dagsordenspunkter.

Emner til dagsorden
Emner til dagsordenen indsendes til sekretariatet, der normalt 2 uger før mødets afholdelse udsender den endelige dagsorden til mødedeltagerne. Emnerne skal være suppleret med en sagsfremstilling / indstilling eller være begrundede i selve dagsordensteksten.

Mødeafholdelse
Mødeleder ved kompetencecentrets styregruppemøder er den til enhver tid siddende formand for styregruppen. Det påhviler mødelederen at sikre, at der efter behandling af et punkt fortages en sammenfatning af eventuelle beslutninger, truffet under punktet, samt en præcisering af, hvem der har ansvaret for at udføre eventuelle opgaver med relation til emnet.

 

Udsendelse af referat 
Referatet udsendes af sekretariatet senest 2 uge efter mødets afholdelse til mødedeltagerne.

Godkendelse af referat
Referater fra styregruppens møder skal godkendes af mødedeltagerne. Det påhviler hver enkelt mødedeltager aktivt at tilkendegive, om referatet kan godkendes eller om der er kommentarer / rettelser til et referat.    
Et referat er endelig godkendt, når der efter en indsigelsesfrist på 2 uger ikke er yderligere kommentarer / rettelser til referatet.

 

Vedtaget ved Kirkemusikalsk Kompetencecenters møde den 25. april 2008